Zgodnie z postanowieniami art. 13, 14 i 21 RODO niniejszym informujemy o przetwarzaniu zebranych danych osobowych oraz o Państwa prawach jako osoby, której dane dotyczą. Rodzaj szczegółowo przetwarzanych danych i sposób ich wykorzystywania zależy w dużej mierze od zamówionych lub uzgodnionych usług. Aby mieć pewność, że są Państwo w pełni poinformowany o zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach realizacji umowy lub wdrażania środków przedumownych, prosimy wziąć pod uwagę następujące informacje.
Uwaga dotycząca podmiotu odpowiedzialnego
Papierfabrik Adolf Jass GmbH & Co. KG
Hermann-Muth-Straße 6
36039 Fulda
T +49 661 1 06-0
info@jass.com
jass.com
Dyrektor zarządzający
Dr. Marietta Jass-Teichmann
Herr Frank Gumbinger
Herr Michael Habeck
T +49 661 1 06-0
info@jass.com
Prawnie wymagany inspektor ochrony danych
Kircher Datenschutz
Bernd Kircher
T +49 661 960 906-36
datenschutz@jass.com
Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od Państwa w ramach relacji biznesowych. Ponadto przetwarzamy dane osobowe, które uzyskaliśmy z publicznie dostępnych źródeł (np. Internet, rejestry handlowe i stowarzyszeń, prasa/media, wykazy dłużników i inne, dostawcy usług danych adresowych i wywiadownie gospodarcze) i które wolno nam przetwarzać.
Odpowiednie dane osobowe klientów, którzy uczestniczą w transakcjach biznesowych jako osoby fizyczne, to ich imię, nazwisko, adres/adres firmy, dane kontaktowe takie, jak numer telefonu i/lub e-mail, a także dane, które uzyskujemy w trakcie relacji biznesowych lub realizacji umowy. Dane związane z umowami obejmują obroty, ruch towarów, dane finansowe (w tym dane dotyczące zdolności kredytowej), a także dane dokumentacji pisemnej (umowy, zamówienia, zezwolenia itp.), informacje na temat wyposażenia zakładu (typ maszyny), dane dotyczące zgodności z przepisami celnymi (deklaracja dostawcy), dane kontrolne, dane dotyczące historii klientów i zachowań zakupowych.
W przypadku wszystkich partnerów biznesowych przetwarzamy dane osobowe pracowników partnerów biznesowych. Należą do nich dane kontaktowe i inne dane (np. wiadomości e-mail, faksy, listy, zdjęcia – jeżeli zostały udostępnione – oraz inne dane osobowe wymieniane w trakcie relacji biznesowych).
Podczas korzystania przez partnerów biznesowych z dostarczonych przez nas systemów informatycznych, takich jak systemy składania zamówień lub systemy informacyjne, dane osobowe zawarte w tych systemach lub przesyłane za ich pośrednictwem stanowią część wykorzystywanych przez nas danych.
W przypadku innych partnerów biznesowych, takich jak usługi IT, usługi konsultingowe, konserwacja, rzemieślnicy, usługi sprzątania przetwarzamy również dane dostawców/wierzycieli, np. dane podstawowe umowy lub dane rozliczeniowe i kontrolne.
W przypadku organizowanych przez nas wydarzeń do wykorzystywanych przez nas danych należą dane rejestracyjne i dozwolona dokumentacja wizualna.
Dalsze szczegóły lub uzupełnienia dotyczące celów przetwarzania danych są zawarte w odpowiednich dokumentach umów, formularzach, deklaracji zgody i/lub innych informacjach przekazanych Państwu (np. w ramach korzystania z naszej strony internetowej lub naszych warunków handlowych).
Cele i podstawy prawne przetwarzania Państwa danych
1. W celu realizacji umowy lub wdrożenia środków przedumownych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO:
Przetwarzanie (zob. art. 4 nr 2 RODO) danych osobowych odbywa się w celu realizacji naszych umów z Państwem i realizacji Państwa zamówień, a także w celu wdrożenia środków i działań w kontekście relacji przedumownych.
Obejmuje to przede wszystkim komunikację z Państwem w sprawach dotyczących umowy, weryfikację transakcji, zamówień i innych uzgodnień, a także kontrolę jakości przez odpowiednią dokumentację, procedury „goodwill”, środki kontroli i optymalizacji procesów biznesowych oraz wypełnianie ogólnych obowiązków w zakresie należytej staranności, zarządzanie i kontrolę przez spółki powiązane (np. spedytorów i usługodawców), oceny statystyczne na potrzeby zarządzania przedsiębiorstwem, rejestrowanie i controlling, sprawozdawczość, komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, zarządzanie kryzysowe, fakturowanie i ocenę podatkową usług operacyjnych, zarządzanie ryzykiem, dochodzenie roszczeń prawnych oraz obrona w sporach prawnych, zapewnienie bezpieczeństwa IT (między innymi testy systemu i testy wiarygodności) i ogólnego bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwo budynków i urządzeń, ochronę i wykonywanie praw gospodarza domu (np. przez kontrolę dostępu), zapewnienie integralności, autentyczności i dostępności danych, zapobieganie przestępstwom i prowadzenie dochodzeń w ich sprawie. Obejmuje to również zarządzanie należnościami związanymi z realizacją umów przez firmy windykacyjne.
Jeżeli działają Państwo jako (prawny lub organizacyjny) przedstawiciel partnera biznesowego, uważamy przetwarzanie Państwa danych osobowych (np. jako odbiorcy faktury, użytkownika systemu itp.) za objęte celem umowy.
2. W ramach równoważenia interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO:
Oprócz faktycznej realizacji umowy lub umowy przedwstępnej możemy przetwarzać Państwa dane, jeżeli jest to konieczne do ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów osób trzecich, w szczególności w następujących celach:
- Testowanie i optymalizacja procedur analizy wymagań i bezpośredniego kontaktu z naszymi klientami, opracowywanie ocen/statystyk i wykorzystywanie ich do zarządzania biznesem oraz dalszego rozwoju produktów i usług, a także istniejących procesów.
Konsultowanie się z wywiadowniami gospodarczymi i wymiana danych z wywiadowniami gospodarczymi (np. Verband der Vereine Creditreform e. V. w Neuss lub innymi wywiadowniami) w celu określenia zdolności kredytowej lub ryzyka niewykonania zobowiązania w zakresie dozwolonym przez prawo i z uwzględnieniem Państwa interesów zasługujących na ochronę w zakresie wyłączenia przekazywania lub wykorzystywania danych.
Przetwarzamy Państwa adres, numer telefonu i adres e-mail w celu zapewnienia optymalnej komunikacji reklamowej. Przetwarzamy również dane z Państwa historii klienta (lista kupionych produktów, szczególne zainteresowania itp.) do celów marketingu bezpośredniego, za pomocą którego informujemy o odpowiednich i atrakcyjnych ofertach związanych z naszym portfolio usług, np. wysyłanie informacji o produktach, ofert i informacji o usługach lub ankiet satysfakcji oraz zapraszamy na odpowiednie wydarzenia, takie jak prezentacja nowych produktów na targach. Mamy istotny prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, aby utrzymać lub zainicjować relację biznesową z Państwem. Mogą Państwo wyrazić sprzeciw w stosunku do takiego kontaktu reklamowego. Szczegóły na ten temat, patrz sekcja 3.
W przypadku przedstawicieli prasy i innych mediów wykorzystujemy dane adresowe i komunikacyjne w ramach wysyłania materiałów prasowych i/lub informacyjnych w ramach uzasadnionego interesu. Przetwarzamy również dane osobowe:
- w celu włączenia do naszej bazy danych kontaktów, utrzymywania kontaktów po nawiązaniu kontaktu biznesowego (np. po otrzymaniu Państwa wizytówki);
- na potrzeby badań rynkowych pod warunkiem, że nie wyrazili Państwo sprzeciwu wobec wykorzystywania Państwa danych;
- dla wzbogacenia naszych danych, np. przez wykorzystywanie lub przeszukiwanie publicznie dostępnych danych;
- do analiz statystycznych lub analiz rynkowych;
- na potrzeby dochodzenia roszczeń prawnych i obrony w sporach prawnych, które nie są bezpośrednio związane ze stosunkiem umownym;
- do ograniczonego przechowywania danych, jeżeli usunięcie nie jest możliwe lub jest możliwe tylko przy nieproporcjonalnych nakładach ze względu na specjalny sposób przechowywania;
- w celu zapobiegania przestępstwom i prowadzenia dochodzeń w ich sprawie, chyba że wyłącznie w celu spełnienia wymogów prawnych;
- na potrzeby wewnętrznych i zewnętrznych dochodzeń lub kontroli bezpieczeństwa;
- w celu uzyskania i utrzymania certyfikatów o charakterze prywatnoprawnym lub urzędowym;
- na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa budynków i instalacji (np. przez kontrolę dostępu i wideomonitoring), o ile wykracza to poza ogólny obowiązek zachowania należytej staranności;
- dla celów IT i bezpieczeństwa danych;
- w celu zapewnienia i egzekwowania prawa gospodarza domu przez odpowiednie środki takie, jak wideomonitoring w celu ochrony naszych klientów i pracowników oraz zabezpieczenia dowodów w przypadku czynów karalnych i zapobiegania im;
- do celów administracyjnych w spółkach powiązanych.
3. Na podstawie Państwa zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO:
Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, zgoda ta stanowi podstawę prawną takiego przetwarzania. Szczegóły przetwarzania, takie jak cele i konsekwencje odwołania lub nieudzielenia zgody, wynikają z odpowiedniej deklaracji zgody. Zgoda, która została udzielona, może zostać odwołana w dowolnym momencie w stosunku do podmiotu wskazanej na początku niezależnie od czasu, w którym zgoda ta została udzielona. Wiadomość e-mail jest wystarczająca. Co do zasady wycofanie zgody jest skuteczne tylko na przyszłość.
Nie ma to wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce przed wycofaniem zgody i pozostaje zgodne z prawem.
4. Ze względu na obowiązki prawne wynikające z art. 6 ust. 1 lit. c RODO:
Podobnie jak wszystkie firmy w Niemczech podlegamy wielu regulacjom prawnym, które wymagają przetwarzania, a w szczególności przechowywania Państwa danych osobowych. Są to przede wszystkim wymogi prawne (np. przepisy handlowe i podatkowe), lecz także wymogi wynikające z ustawy o ochronie danych, prawa nadzoru lub innych wymogów urzędowych, które między innymi wymagają archiwizacji danych do celów ochrony danych i bezpieczeństwa danych, a także do celów kontroli przez organy podatkowe i inne organy. Ponadto ujawnienie danych osobowych może być konieczne w ramach postępowania urzędowego/sądowego w celu zgromadzenia dowodów, prowadzenia postępowania karnego lub egzekwowania roszczeń cywilnoprawnych, a także w celach związanych z bezpieczeństwem (np. rozporządzenia UE w sprawie terroryzmu lub przepisy dotyczące zapobiegania oszustwom i praniu pieniędzy).
Dalsze szczegóły i uzupełnienia dotyczące celów przetwarzania można znaleźć w naszych dokumentach umownych, formularzach, deklaracjach zgody i innych udostępnionych Państwu informacjach (np. na stronie internetowej lub w warunkach handlowych).
Kto otrzymuje Państwa dane?
W naszej firmie/spółkach zależnych dostęp do danych będą miały te działy lub jednostki organizacyjne, które potrzebują ich do wypełnienia naszych zobowiązań umownych i ustawowych, a także naszego uzasadnionego interesu.
Państwa dane będą przekazywane podmiotom zewnętrznym wyłącznie w związku z realizacją umowy;
- w celu spełnienia wymogów prawnych, zgodnie z którymi jesteśmy zobowiązani do dostarczania informacji, zgłoszenia lub przekazywania danych lub przekazywanie danych leży w interesie publicznym (patrz sekcja 1); Przykładami przekazywania wymienionego w punktach powyżej są: Władze, wywiadownie gospodarcze, firmy windykacyjne, prawnicy, doradcy podatkowi, rewidenci gospodarczy, sądy, rzeczoznawcy, instytucje kredytowe, spółki należące do koncernu.
- w zakresie, w jakim zewnętrzni dostawcy usług przetwarzają dane w naszym imieniu jako podmioty przetwarzające (art. 28 RODO). Te podmioty przetwarzające to firmy z kategorii wsparcia/utrzymania aplikacji EDP/IT, centrów obliczeniowych, programowania i hostingu stron internetowych, archiwizacji, niszczenia danych, logistyki, usług drukowania, telekomunikacji, marketingu, usług zgodności, marketingu i technologii medialnych. Wskazani usługodawcy stosują te same standardy bezpieczeństwa w odniesieniu do Państwa danych, co my. W innych przypadkach odbiorcy mogą wykorzystywać dane wyłącznie do celów, dla których zostały im przekazane.
Przekazujemy Państwa dane osobom trzecim na ich własny użytek tylko wtedy i tylko w takim zakresie, w jakim udzielono na to zgody lub przewidują to przepisy umowne i/lub prawne.
Jak długo Państwa dane będą przechowywane?
Przetwarzamy Państwa dane z zastrzeżeniem dalszych powodów przetwarzania przez czas trwania relacji biznesowej z Państwem lub reprezentowanym przez Państwa partnerem biznesowym (podmiotami prawnymi prawa publicznego lub prywatnego). Obejmuje to również zainicjowanie umowy (przedumowny stosunek prawny) i wykonanie umowy. Ponadto będziemy przechowywać Państwa dane osobowe użytkownika do czasu upływu okresu przedawnienia wszelkich roszczeń prawnych wynikających z relacji z Państwem, aby w razie potrzeby wykorzystać je jako dowód. Okres przedawnienia wynosi zwykle od 12 do 36 miesięcy, ale może również wynosić do 30 lat. Po upływie okresu przedawnienia usuwamy Państwa dane osobowe, chyba że istnieje ustawowy obowiązek ich przechowywania, wynikający na przykład z niemieckiego kodeksu handlowego (§ 238, 257 ust. 4 HGB) lub niemieckiego kodeksu podatkowego (§ 147 ust. 3 i 4 AO). Określone tam okresy przechowywania i dokumentowania wynoszą do dziesięciu lat po zakończeniu relacji biznesowej lub przedumownego stosunku prawnego.
Jeżeli dane nie są już wymagane do wypełnienia zobowiązań umownych lub prawnych i praw, są one regularnie usuwane, chyba że ich tymczasowe dalsze przetwarzanie jest konieczne do realizacji celów wymienionych w punkcie 2 z powodu nadrzędnego uzasadnionego interesu. Taki nadrzędny uzasadniony interes istnieje również przykładowo wtedy, jeżeli usunięcie nie jest możliwe lub jest możliwe tylko przy nieproporcjonalnych nakładach ze względu na specjalny sposób przechowywania, a przetwarzanie do innych celów jest wykluczone za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Czy Państwa dane są przekazywane do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych?
Dane są przekazywane organom w krajach spoza Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
- jeżeli jest to konieczne do realizacji zamówienia/umowy,
- jeżeli jest to wymagane przez prawo (np. obowiązki sprawozdawcze wynikające z prawa podatkowego),
- jeżeli leży to w uzasadnionym interesie naszym lub strony trzeciej lub wyrazili Państwo na to zgodę.
Czy istnieje obowiązek udostępniania danych?
W ramach naszej relacji biznesowej muszą Państwo podać tylko te dane osobowe, które są wymagane do nawiązania, wdrożenia i zakończenia relacji biznesowej lub do których gromadzenia jesteśmy prawnie zobowiązani. Bez wyżej wymienionych danych nie możemy nawiązać ani utrzymać relacji biznesowych.
Czy w indywidualnych przypadkach odbywa się zautomatyzowane podejmowanie decyzji?
Nie korzystamy z mechanizmów zautomatyzowanego podejmowania decyzji zgodnie z art. 22 RODO. Jeżeli w przyszłości będziemy jednak stosować taką procedurę w indywidualnych przypadkach, poinformujemy o tym Państwa oddzielnie, jeżeli będzie to wymagane przez prawo.
Możemy przetwarzać Państwa dane częściowo w celu oceny niektórych aspektów osobistych. Do celów dostarczania Państwu ukierunkowanych informacje i porad dotyczących produktów możemy wykorzystywać instrumenty oceny. Umożliwiają one spersonalizowane projektowanie produktów, komunikację i reklamę.
Takie procedury mogą być również wykorzystywane do oceny zdolności kredytowej, a także do zwalczania prania pieniędzy i oszustw. Tak zwane „wartości punktowe” mogą być wykorzystywane do oceny Państwa zdolności kredytowej. Scoring wykorzystuje procedury matematyczne do obliczenia prawdopodobieństwa, że klient wypełni swoje zobowiązania płatnicze zgodnie z umową. Takie „wartości punktowe” wspierają nas na przykład w ocenie zdolności kredytowej lub w podejmowaniu decyzji w ramach transakcji produktowych i są uwzględniane w naszym zarządzaniu ryzykiem. Obliczanie opiera się na uznanych i sprawdzonych procedurach matematyczno-statystycznych i jest przeprowadzane na podstawie Państwa danych, w szczególności Państwa obrotów z nami, istniejących zobowiązań z nami, doświadczenia z poprzednich relacji biznesowych, zgodnej z umową spłaty poprzednich pożyczek oraz informacji z agencji kredytowych.
Informacje o narodowości i szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO nie są przy tym przetwarzane.
Prawa osób zainteresowanych
Mają Państwo prawo uzyskania informacji (zgodnie z art. 15 RODO) od administratora danych osobowych, które Państwa dotyczą, a także prawo do poprawienia (art. 16 RODO), usunięcia (art. 17 RODO) i ograniczenia przetwarzania (art. 18 ust. 1 RODO). Ponadto mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) oraz prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z wyżej wymienionym administratorem danych.
Prawo do złożenia skargi
Mają Państwo prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego. Nasza polityka prywatności i informacje o ochronie danych dotyczące przetwarzania przez nas danych zgodnie z art. 13, 14 i 21 RODO mogą od czasu do czasu ulegać zmianie.